Rechnungseinstellungen/Design

Frage

Welche Möglichkeiten gibt es, eine Rechnung anzupassen?

Lösung

Sie haben mehrere Möglichkeiten Ihre Rechnungen anzupassen.

Einstellungen Rechnungsblöcke

Wechseln Sie hierzu bitte in <Rechnung - Rechnungseinstellungen> und anschließend zum Reiter <Einstellungen Rechnungsblöcke>.

Hier können Sie einzelne Rechnungsblöcke auswählen, löschen oder neue Rechnungsblöcke anlegen.

Eine ausführliche Anleitung zur Einstellung der Rechnungsblöcke finden Sie hier: Blockrechnung/Rechnungsblöcke

Allgemeine Einstellungen 

Rechnungs-Nr.

Hier können Sie verschiedene Einstellungen zum Format der Rechnungs-Nummer vornehmen, sowie den Rechnungs-Nummernkreis festlegen. Dies können Sie über diesen Menüpunkt für den Haupt- sowie für die Zweitrechner vornehmen. Nach einer Neubefüllung der Cloud muss der Rechnungs-Nummernkreis zwingend auf dem Zweitrechner angepasst werden.

Bitte beachten Sie hier unbedingt den Hinweis zur aktuellen Rechtslage am Seitenende !

Überweisung

Hier können Sie bestimmen, welche Daten auf dem Überweisungsträger ausgegeben werden sollen:

• Überweisungsträger: Eigene Bankverbindung:
  Hier legen Sie fest, ob die erste oder zweite Bankverbindung die Sie in den eigenen Daten hinterlegt haben, auf dem Überweisungsträger verwendet werden soll
  
  
• Sondereinstellung bei Auswahl des Formulare mit Überweisungsträger:
  Betreiber-Nachweis im Rechnungskopf: Hierüber wird der Betreiber im Rechnungskopf aufgeführt
  Kunden-IBAN (falls bekannt): Hierüber wir die Kunden-IBAN auf dem Überweisungsträger mit ausgegeben
  Rg-Nr. vor der Rechnungsnummer auf dem Ü-Träger ausgeben: Hierüber wird das Wort "Rg.-Nr." vor der Rechnungs-Nummer ausgegeben
  
  
• Überweisungsträger (einzeln):
  Name und die Bankverbindung des Empfänger eingedrucken: Hier legen Sie fest, ob der Name und die Bankverbindung des Emfpängers bereits eingedruckt werden sollen
  Falls Skonto gewährt wurde, der Betrag freigelassen: Hier legen Sie fest, ob bei Skonto-Gewährung der Betrag ausgefültt oder nicht ausgefüllt werden soll
  
  
• Rechnungs-Nr. und zusätzliche Liegenschafts-Nr. im Verw.Zweck:
  Hier legen Sie fest, ob Angabe der Rechnungs-Nr. sowie zusätzlich der Liegenschafts-Nr. im Verwendungszweck erfolgen soll

Tätigkeiten-Nachweis

Hier können Sie Einstellungen bzgl. der Tätigkeiten vornehmen:

• Umlage der Gemeinschafts-Tätigkeiten bei Einzelrechnung:
  Hier legen Sie fest, ob die Umlage kompakt oder ausführlich ausgeben werden soll
  
  
• Rest-Anteil von Tätigkeiten-Splitting:
  Hier können Sie bestimmen, ob die Ausgabe als Prozentsatz oder als Bruchzahl erfolgen soll
  
  
• Pauschal-Rechnungen:
  Hier legen Sie fest, ob der Automatik-Text für Zeitraum, z.B. "1. Vierteljahr", "2. Halbjahr" verwendet werden soll
  
  
• Betreiberrechnung tourenweise abrechnen:
  Hier legen Sie fest, ob Sie Betreiberrechnungen tourenweise abrechnen möchten. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie hier: Abrechnung je Betreiber nach Touren 
  
  
• Tätigkeitszusammenfassung: 
  FPx in Grund- bzw. Messtätigkeiten auflisten: Hier wird die Fahrpauschale bei diesenTätigkeiten aufgelistet
  Weitere Meter, Bögen, usw. bei Verbindungsstücken zusammenfassen: Hierbei erfolgt die Zusammenfassung weiterer Elemente
  Grund- & Fahrtpauschalen in anderen Tätigkeiten auflisten: Hierbei werden diese Pauschalen bei anderen Tätigkeiten aufgelistet.                                                                        Ein zusätzlicher Hinweistext kann eingefügt werden.
  Schornsteine mit gleicher Länge unabhängig der Gruppe zusammenfassen. Hier können Schornsteine mit gleicher Länge zusammengefasst werden
  
  
• Zuschläge in Z-Spalte:
  Auf Rechnung ausgeben als "Zuschlag":
  Hierbei werden Zuschläge in der Gebührentabelle der Hausakte ausgeben. Der Text kann indiviuell gewählt werden.
  nur bei hoheitlichen Gebühren ausgeben: Hier kann bestimmt werden ob diese Zuschläge nur bei hoheitlichen Gebühren ausgegeben werden sollen
  
  
• Sonder-Optionen:
  spezielle Pauschalanteile berechnen: Hierbei kann bestimmt werden, ob spezielle Pauschalanteile berechnet werden sollen
  
  
• Tätigkeiten/Gebühren mit einer jährlichen Häufigkeit größer 1
  jede in Rechnung gestellte Häufigkeit in der Anzahl ausweisen: Hierbei kann gewählt werden, ob diese Häufigkeit in der Anzahl ausgewiesen werden soll

Unspezifiziert

• Grundtätigkeiten:
  Hier können Grundtätigkeiten, je nach Einstellung, alleine in einer Zeile oder gemeinsam als Grund-, Kehr- und Überprüfungstätigkeiten
  zusammengefasst werden
  
  
• Messtätigkeiten:
  Hierüber werden alle Mess- und Abgaswegen-Tätigkeiten zusammengefasst
  
  
• Lüftungstätigkeiten:
  Hierüber werden diese als einzelne Position oder gemeinsam mit Kehr- oder Messgebühren ausgegeben
  
  
• Zusammengelegte Häuser:
  Hiermit werden Kehr- Überprüfungs- und Messtätigkeiten zusammengefasst werden
  
  
• Weitere Optionen:
  Tätigkeiten, die einer Abgasanlage zugeordnet sind, können hierdurch als Kehrgebühr behandelt werden
  
  
• Tätigkeiten auflisten nach ...
  Art der Tätigkeit: Hier werden die Tätigkeiten der jeweiligen Tätigkeitenart zugeordnet und auf der Rechnung ausgegeben, wie sie unter
  "Dienste - Tätigkeiten - Eingabe/Änderung/Druck - Tätigkeitenart" angelegt sind.
  
  Beispiel:
  
   
  Tour der Tätigkeit: Hier werden die Tätigkeiten je nach Tourenkreuz, welche in der Gebührentabelle in der Hausakte festgelegt wurden, ausgegeben.
  Beispiel: Hier würden Kehr- und Messgebühren der Messtour zugeordnet und mit dem entsprechenden Titel ausgegeben. Dieser kann jedoch
  von Ihnen über "Titel für Tätigkeiten" angepasst werden, z.B. in "Kehr- und Messgebühren"

• Titel für Tätigkeiten:
  Hierüber können individuelle Titel für die verschiedenen Tätigkeiten hinterlegt werden. Die Anzeige wechselt je nach Auswahl, ob Art oder Tour der
  Tätigkeit gewählt wurde.

freie Rechnung

Hier können Sie die Titel der verschiedenen Tätigkeiten einer freien Rechnung bestimmen.

Sammelaufstellung

• Umlage der Gemeinschafts-Tätigkeiten: Sammelaufstellung
  Hier legen Sie fest, ob der Nachweis je Wohneinheit kompakt oder ausführlich ausgegeben werden soll
  
  
• Termine für jeden Betreiber auflisten:
  Hier bestimmen Sie, ob die Termine für die einzelnen Betreiber ausgegeben werden
  
  
• Eigentümer der Wohnung ausgeben:
  Hier legen Sie fest, ob der Eigentümer der Wohnung aufgeführt werden soll
  
  
• Sammelkunden: Warnhinweis bei Sammelkunden in Einzelrechnung
  Hierüber erhalten Sie bei Erstellung einer Einzelrechnung eines Sammelkunden einen Warnhinweis, dass es sich hierbei um einen Sammelkunden handelt
  
  
• Sammelaufstellung: Titelzeile für Gemeinschafts-Tätigkeiten der Liegenschaft ausgeben
  Hierbei wird die Titelzeile für die Gemeinschafts-Tätigkeiten mit dem Text "Gemeinsame Grund-, Kehr- und Überprüfungstätigkeiten" ausgegeben
  
  
• Tätigkeiten-Spezifizierung je Wohnung
  Hier kann festgelegt werden, wie die Tätigkeiten ausgegeben werden: wie Standard-Rechnung, immer spezifiziert, oder immer unspezifiziert
  
  
• Zwischensumme auf Gemeinschafts-Gebühren der Liegenschaft
  Hier bestimmen Sie, ob auf Gemeinschafts-Gebühren eine Zwischensumme gebildet werden soll
  
  
• Zwischensumme je Wohneinheit
  Hier bestimmen Sie, ob je Wohneinheit eine Zwischensumme gebildet werden soll
  
  
• Informationsseite je Wohneinheit ausgeben
  Hierbei wird eine zusätzliche Seite je Wohneinheit ausgegeben, die als Nachweis der jeweiligen Arbeiten dient
  
  
• Endbetrag je Wohneinheit fett drucken:
  Hier kann ein individueller Sachtext für den Endbetrag festgelegt werden

hoheitliche Aufgaben:

Hier können Sie auswählen, ob hoheitliche Aufgaben getrennt oder zusammen mit nicht-hoheitlichen Aufgaben abgerechnet werden sollen.

Kopf- und Fußzeile

Hier haben Sie die Möglichkeit, sich einen individuellen Rechnungs-kopf/-fuß zu erstellen. Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier: Kopfzeile und Fußzeile für Rechnung anpassen

Druck-Optionen

Hier können Sie verschiedene Einstellungen die den Ausdruck der Rechnung betreffen vorgenommen werden.

Allgemein

• Rechnung DIN A4 und DIN A4 mit Überweisungsträger:
  Hier können Sie den Zeitpunkt bzgl. OP's und berücksichtigtem Zeitraum festlegen, sowie den Leistungsempfänger mit ausgeben lassen
  
  
• Einzelkunden-Rechnung:
  Sie können zusätzlich eine Kd.-Nr. sowie die Lfd.-Nr. zur Rg.-Nr. ausgeben lassen, ebenso die VE-Nr. und den Leistungsempfänger mit aufdrucken lassen
  
  
• Sammelkunden-Rechnung:
  Hier können Sie die Liegenschaft einschl. Betreiber, die Kd.-Nr. zusätzlich zur Lfd.-Nr. und Rg.-Nr., die VE-Nummer, sowie den Leistungsempfänger
  ausgeben lassen. Ebenso können Sie Durchführungstermine je Liegenschaft nachweisen.
  
  
• Allgemeine Optionen:
  Hierüber können die Einstellung der Schriftart für die Rechnungspositonen-Tabelle sowie der Hinweis auf Brutto Summe pro
  Rechnungsblock ausgewiesen werden
  
  
• Steuernummer/USt.-Ident-Nr. im Rechnungskopf:
  Hierüber kann die Ausgabe im Rechnungskopf ob Steuer-Nr. oder USt.-Ident-Nr. gewählt werden soll, festgelegt werden
  
  
• Sonstiges:
  "Kopie"-Eindruck ab 2. Rechnungs-Exemplar: Das Wort "Kopie" wird ab dem 2. Exemplar eingedruckt
  
  
• Nach ³35a EStG Absetzbare Tätigkeiten:
  Hier kann der Hinweistext über absetzbare Tätigkeiten abgewählt oder verändert werden
  
  
• Rechnungskopf:
  Hier können Sie auswählen, ob der große Rechnungskopf oder der kleine Rechnungskopf verwendet werden soll (unterschiedliche Optik)
  
  
• Zeilenvorschub:
  Hier können Sie einen zusätzlichen Abstand nach der Rechnungs Empfänger-Adresse einfügen, standardmäßig ist dieser auf 2 Zeilen eingestellt
  
  
• Rand Optionen:
  Hier kann gewählt werden, ob die Rechnung mit ca. 1,5 cm Abstand zu den Seitenrändern (links/rechts) ausgeben werden soll
  
  
• Positionierung Empfängeradresse:
  Hier kann die Empfängeradresse nach unten und rechts durch Eingabe von Werten verschoben werden
  
  
• Zusätzlicher Hinweistext, falls Rechnung über mehrere Seiten geht:
  Hier kann ein zusätzlicher Hinweistext, auch in Bezug auf Schriftart, gewählt werden
  
  

Empfängeradresse bei Rechnung mit "vertreten durch" versehen

Sie haben die Möglichkeit, auf dem Ausdruck der Rechnung im Empfänger-Feld den Zusatz "vertreten durch" vom Programm hinterlegen zu lassen, wenn der Empfänger der Rechnung nicht der Eigentümer der Liegenschaft bzw.der Wohneinheit ist. Die Einstellung hierzu finden Sie unter <Druck-Optionen - Allgemein - Eigentümernamen mit "vertreten durch" ausgeben, falls Rechnungs-empfänger sich vom Eigentümer unterscheidet>

Die Rechnung wird Ihnen in unserem Beispiel wie folgt ausgegeben:

Einstellungen für Überweisungsträger

Hier können Sie die Papierauswahl für den Überweisungsträger festlegen (Achtung: Sie müssen zusätzlich einen Kopf- bzw. Fuß auswählen.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Kopf- und Fußzeile der Rechnung anpassen

• Papierauswahl ...
  DIN A4 blanko: d.h. Ihr Rechnungspapier ist ohne Vordruck für die Überweisung, KAMIN Futura erstellt die Rg. mit einem Vordruck
  DIN A4 mit Überweisungsträgervordruck: Ihr Rechnungspapier hat bereits einen vorgedruckten Überweisungsträger
  -» beachten Sie auch hierzu die entsprechende Druckvorschau im rechten Teil dieses Dialogs
  
  
• Diverses:
  Hier kann der Ausdruck des Überweisungsträgers um die von Ihnen eingegebenen Maße waage- oder senkrecht verschoben werden
  
  
• Überweisungsträger auf allen Seiten ausfüllen:
  Hier bestimmen Sie ob der Ausdruck auf allen Seiten ausgefüllt werden soll
  
  
• Bei Abbucher den Std-Fuss (wie für 2.Seite) drucken:
  Hier legen Sie fest, ob bei Rechnungen für Abbucher-Kunden der Standard-Fuß verwendet werden soll

Liegenschaftsbezogene Einstellungen
(z.B. x-Rechnung, MwSt, Rechnungs- & Mahnsperren)

• spezifiziert:
  Hier legen Sie fest, ob die Rechnung nur für diese Liegenschaft spezifiziert oder nicht spezifiziert erstellt werden soll.
  Bitte berücksichtigen Sie auch, wie die Abrechnung der jeweiligen Gebühr in den Rechnungsblöcken eingestellt wurde.
  Damit die Einstellung in der Liegenschaft greifen kann, muss die Einstellung in den Rechnungsblöcken "anhand Rechnungseinstellung"
  oder "immer spezifiziert" aktiviert sein.
  
  
• X-Rechnung:
  Hier legen Sie fest, ob für diese Liegenschaft eine X-Rechnung verwendet werden soll
  Was dies ist und welche Daten zur Nutzung hinterlegt sein müssen, finden Sie hier: XRechnung/ZugFeRD
  
  
• mit MwSt.:
  Hier wird gewählt, ob die Rechnung mit MwSt. oder ohne MwSt. erstellt werden soll
  
  
• Sperre:
  Hier wird eine eventuelle Sperre für die Erstellung einer Rechnung für das laufende Geschäftsjahr festgelegt
  
  
• Firmen-Kd.:
  Hier wird festgelegt, ob es sich um einen Firmen-Kunden handelt. Dann wird der Rechtshinweis zur Aufbewahrungspflicht nicht
  mit auf der Rechnung ausgegeben, da die Rechnung mehr als 2 Jahre aufbewahrt werden muss.
  Manuell entfernen können Sie den Rechtshinweis hier: <Druckersymbol - Rechnungstext - Rechnungshinweis Aufbewahrungspflicht>, siehe unten
  
  
  

         Rch-Notiz: Hier können Sie eine Rechnungnotiz für diese Liegenschaft zufügen.

Durch eine grüne Färbung des Buttons "Rech.Notiz" wird Ihnen angezeigt, dass Sie eine Notiz hinterlegt haben.