[Kochrezepte] - Kundenprojekte erstellen und verwalten

Hier finden Sie ein Beispiel, wie ein vollständiges Kundenprojekt mit diesem Programm vorbereitet und verwaltet werden kann.

Kundenadresse anlegen
Gehen Sie in das Funktionsmodul "Stammdaten" und dort in die Funktion "Adressen". Wählen Sie hier die Registerkarte "Kunden" und klicken Sie auf den Button "Neu".Geben Sie jetzt alle bekannten Adressdaten für den neuen Kunden ein. Wählen Sie einen aussagekräftigen Kurznamen für diesen Kunden, denn dieser Kurzname wird als Kundenkennung in den Vorgangslisten und im Projekt-Explorer angezeigt.
Hinweis:
Dieser Schritt entfällt, falls Sie den Kunden bereits zu einem früheren Zeitpunkt angelegt haben.
Projekt anlegen
1. Öffnen Sie einen Projekt-Explorer. Finden Sie den Kunden in Ihrem Projektbaum. Öffnen Sie das Kontext-Menü des Kunden und wählen Sie die Option "Neu" -> "Projekt". Ein neues Projekt wird erstellt und im Projektbaum unterhalb des Kundeneintrags angelegt. Öffnen Sie das Kontext-Menü zum Projekt und wählen Sie die Menü-Option "Bearbeiten". Die Projektliste wird geöffnet und das neue Projekt automatisch selektiert. Geben Sie dem Projekt hier einen aussagekräftigen Namen.
2. Gehen Sie in das Funktionsmodul "Projekte". Die Projektliste wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Projekt". Ein neues Projekt wird in die Projektliste eingefügt. Geben Sie dem Projekt einen aussagekräftigen Namen, in dem Sie den vorgeschlagenen Standard-Namen "<Projekt> vom ..." ändern.Klicken Sie dann auf die Schaltfläche für die Projekteigenschaft "Kunde". Ein Kundenauswahlfenster wird geöffnet. Wählen Sie dort den Kunden aus und bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK
Angebot anlegen
1. Öffnen Sie einen Projekt-Explorer. Finden Sie das passende Projekt in Ihrem Projektbaum. Öffnen Sie das Kontext-Menü des Projekts und wählen Sie die Option "Neu"->"Angebot". Ein neues Angebot wird erstellt und im Projektbaum unterhalb des Projekteintrags angelegt. Öffnen Sie das Kontext-Menü zum Angebot und wählen Sie die Menü-Option "Bearbeiten". Wählen Sie im Arbeitsfenster die Registerkarte "Angebotsdaten" und geben Sie dem Angebot einen aussagekräftigen Namen.
2. Gehen Sie in das Funktionsmodul "Angebote". Die Angebotliste wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Angebot". Ein neues Angebot wird in die Angebotliste eingefügt. Geben Sie dem Angebot einen aussagekräftigen Namen, in dem Sie den vorgeschlagenen Standard-Namen "<AN....> vom ..." ändern.Klicken Sie dann auf die Schaltfläche für die Projekteigenschaft "Projekt". Ein Projektauswahlfenster wird geöffnet. Wählen Sie dort das passende Projekt aus aus und bestätigen Sie das Dialogfenster mit "Auswählen"
Angebot bearbeiten
Klicken Sie im Projekt-Explorer oder in der Angebotliste auf das neue Angebot und wählen Sie im Kontext-Menü die Option "Angebot bearbeiten".Das Arbeitsfenster zur Bearbeitung des Angebots wird geöffnet. Wählen Sie nacheinander die Registerkarten aus diesem Arbeitsfenster und machen Sie die notwendigen Eingaben.
Angebot: Warenkorb füllen
In der Registerkarte "Warenkorb füllen" durchsuchen Sie den Produktbaum nach passenden Jumbos und übernehmen diese in den Warenkorb.Sie können auch im Artikelstamm nach Einzelartikeln suchen und Artikel in den Warenkorb übernehmen.Produktzweige, Jumbos und Artikel können mit "Drag&Drop", Kopieren & Einfügen oder über die Schaltfläche "<In den Warenkorb>" in den Warenkorb übernommen werden.
Angebot: Warenkorb kalkulieren
In der Registerkarte "Warenkorb kalkulieren" können Sie den gefüllten Warenkorb kalkulieren. Sie haben folgende Möglichkeit zu kalkulieren. Sie können für Warenkorbpositionen individuell Auf- und Abschläge eintragen, sowie Lohnminuten und Ausführende eintragen, wodurch Sie Lohnkosten berechnen und im Endergebnis berücksichtigen können.
1. auf Basis des Listenpreises minus Kundenrabatt
2. auf Basis des EK-Netto plus Aufschläge
Angebot: Druck
In der Registerkarte "Druckformat" können Sie eines der angebotenen Standardformulare wählen und Angaben dazu machen, was und wie es gedruckt werden soll. Über die Schaltfläche "<Druckvorschau>" können Sie eine Vorabansicht des Ausdrucks ansehen.Über die Schaltfläche "<Designer>" können Sie ein selbst definiertes Druckformular erstellen, in dem Sie z.B. ein Standardformular verändern.
Auftrag erstellen
Wenn der Kunde Ihnen auf Basis des erstellten Angebots den Auftrag erteilt, erstellen Sie aus dem Vorgang "Angebot" einen Vorgang "Auftrag". Dazu öffnen Sie das Kontext-Menü des Angebots und wählen die Option "Umwandeln in ..." -> "Auftrag".
Lieferschein erstellen
Wenn Sie die Artikel aus dem Auftrag an den Kunden liefern und dafür einen Lieferschein benötigen, öffnen Sie das Kontext-Menü des Auftrags und wählen die Option "Umwandeln in ..." -> "Lieferschein".Sie können einen Lieferschein auch auf Basis eine Angebots erstellen.
Rechnung erstellen
Nach dem Sie den Auftrag vollständig bearbeitet haben, möchten Sie Ihre Leistungen in Rechnung stellen.Einen Vorgang "Rechnung" können Sie aus einem Angebot, einem Auftrag oder einem Lieferschein erstellen.Eine Rechnungsnummer wird erst dann vergeben, wenn die Rechnung gedruckt wurde. In diesem Moment wird für die Rechnung auch ein Eintrag in der "Offene Posten"-Liste eingetragen. Das Programm geht jetzt davon aus, dass dem Kunden die Rechnung zugestellt wurde.
Offene Posten verwalten
Jede gedruckte Rechnung erzeugt einen Eintrag in der "Offene Posten"-Liste (OP). Wenn Sie vom Kunden einen Zahlungseingang auf Ihr Konto zur Kenntnis nehmen, können Sie diesen Zahlungseingang in der OP-Liste verbuchen. Ist die Rechnung vollständig bezahlt, verschwindet der zugehörige Eintrag aus der OP-Liste. Sie finden den Vorgang dann nur noch in der Buchungsliste.
Mahnungen schreiben
Wenn für einen offenen Posten das Zahlungsziel überschritten wurde, werden automatisch Mahnvorschläge erstellt. Alle Mahnvorschläge finden Sie in der "Mahnvorschlagsliste". Hier können Sie aus den Mahnvorschlägen Mahnungen erstellen und drucken. Die Mahnungen werden dann bei der zugehörigen Rechnung in der OP-Liste angezeigt.