Termin(e)
- Bernd Sommer
Im Energiebgleiter können nun Termine für verschiedene Punkte aus einzelnen Maßnahmen innerhalb des Programmes geplant und ebenfalls mit Outlook synchronisiert werden. Eine Darstellungsform innerhalb des Energiebegleiters bietet hierbei das Kalendermodul.
Schematisch sind die Termine des Energiebegleiters wie folgt hierarisch gegliedert:
Ein Prüfpunkt stellt einen Handlungspunkt dar, der mehrere Ergebnisse besitzen kann. Diese Ergebnisse stellen Im Energiebegleiter die ToDo’s dar und werden im Kalendermodul als untergeordneter Termin dargestellt.
Besitzt ein Prüfpunkt (Handlungspunkt) kein Datum (“zu erledigen bis”) so wird dieser Prüfpunkt samt seiner Ergebnisse (mit oder ohne Termin spielt hierbei keine Rolle) auch nicht im Kalender angezeigt.
Neben der manuellen Vergabe von Terminen an Maßnahmen oder Ergebnissen, sind diese meist mittels einer Frist (zeitlich Spanne für die Erledigung der Aufgabe) aus einem Vorgabekatalog generiert. Alle Maßnahmen (und deren Ergebnisse), die ein Datum im Feld “zu erledigen bis” aufweisen, werden im Kalenderfenster dargestellt.
Die Darstellungsform der Termine im Kalendermodul ist aktuell noch von der Tagesansicht über die Monats-, Listen- und Aufgabenansicht frei wählbar.
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Die einzelnen Termine, sofern nicht manuell an einer Maßnahme oder Ergebnis vergeben, generieren sich aus dem “Offset” zum Startzeitpunkt bzw. Erzeugung der Maßnahme im Projekt. Dieser Startzeitpunkt ist augenblicklich nicht frei wählbar, sondern stellt immer den Zeitpunkt dar, an dem die Maßnahme im Projekt erstellt wird. Letzten Endes ist dies immer “heute”.
Zu den Maßnahmen können jetzt auch standardmäßig Dokumente als Vorgaben zugeordnet werden. Wird bspw. für eine Arbeit immer ein Antrag benötigt, so kann dieser hier als Standard verlinkt werden. Wird diese Maßnahme dann ausgewählt und in das Projektr eingefügt, so wird dieser Antrag automatisch mit zugeordnet.
Achten Sie aber bitte darauf, dass dies eine Dateibasierte Vorgabe ist. Diese Dateien liegen nicht in einer Datenbank sondern in einem Verzeichnis auf einem belibiegen Rechner. Wird diese Datei von dem Rechner entfernt oder verschoben, so kann diese selbstverständlich nicht mehr mit zugeordnet werden. Eine fehlende Referenz wird wird in der Liste entsprechend als fehlerhaft (rot eingefärbt) markiert.
Termine, die im Kalendermodul dargestellt sind, können in den privaten Kalender nach Outlook exportiert werden. Hierbei werden allerdings nur Termine in Richtung Outlook übergeben, die in der Zukunft liegen. “Alte” Termine, also alles vor “heute” wird hierbei nicht berücksichtigt.
Vor der ersten Übergabe wird für eine Filterung der Termine eine Kategorie “Energiebegleiter” angelegt, die den exportierten (synchronisierten) Terminen zugeordnet wird. Diese kann in Outlook entsprechend den eigenen Vorstellungen angepasst werden.
Die entsprechenden definierten und im Kalendermodul dargestellten Termine werden erzeugt und erhalten in Outlook als Fußnote im Text eine Kennung für eine mögliche weitere Verarbeitung / Identifizierung durch den Energiebegleiter.
Neben der Synchronisation können die durch den Energiebegleiter erzeugten Termine auch Projektbezogen wieder aus dem Outlook Kalender entfernt werden. Hierbei werden die Termine im Energiebegleiter nicht verändert, es werden lediglich die erstellten Einträge mit dem Projektbezug aus Outlook entfernt. Sind Einträge aus mehreren Projekten vorhanden, so bleiben die weiteren Termine hiervon unberührt.
Werden nun ein oder mehrere Termine im Energiebegleiter geändert, so kann ebenfalls eine Synchronisation mit Outlook erfolgen
Ebenso ist es im aktuellen Kalendermodul möglich, Termine aus der Aufgabenlistenansicht zu löschen. Hierbei wird in Outlook geprüft, ob abhängige Termine vorhandedn sind und diese dann ggfls. gelöscht. Der Termin im Energiebegleiter, also das Feld “zu erledigen bis” wird ebenfalls gelöscht, so das dieser im Kalendermodul nicht mehr erzeugt wird.
Die Termine der einzelnen Ergebnisse, die in Abhängigkeit zu dem Prüfpunkt stehen, bleiben im Energiebegleiter erhalten, da sie untergeordnet sind.
Ansicht / Darstellungsform
Unabhängig von der inhaltlichen Darstellungsform kann das Terminfenster des Kalendermoduls aus der Anwendung gelöst und ggfls. auf einen zweiten Bildschirm gelegt werden. Das Eindocken geschieht durch drag&drop an den hervorgehobenen Markierungen innerhalb der Rahmenanwendung (Energiebegleiter).