Diese Anleitung beschreibt die Nutzung der E-Post in Kamin Futura. Sie erklärt die einmalige Einrichtung sowie den Versand von Rechnungen und Dokumenten über den Versandmanager.

Der Versand erfolgt dabei immer in zwei Schritten:

1. Übergabe in den Versandmanager

2. Versand über den E-Post-Versandmanager

Voraussetzungen

Zur Nutzung der E-Post benötigen Sie zwei Dinge:

• Ein gültiges E-Post-Konto (Business API) der Deutschen Post

• Eine gültige E-Post-Lizenz in Kamin Futura

E-Post-Konto bei der Deutschen Post einrichten

Zur Nutzung der E-Post in Kamin Futura wird ein gültiges E-Postkonto der Deutschen Post benötigt.

Um sich bei der Deutschen Post zu registrieren können Sie im Programm Kamin Futura zu: Dienste → Eigene Daten → Zusatzmodule → Zugangsdaten für E-Post-Brief
Klicken Sie dort auf den Link „Noch nicht registriert. Hier kostenlos bei der Deutschen Post registrieren.“.

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E-Post-Zugangsdaten in Kamin Futura hinterlegen

Sobald Sie Ihre drei E-Post-Zugangsdaten haben, können Sie diese in Kamin Futura unter Dienste → Eigene Daten → Zusatzmodule → Zugangsdaten für E-Post-Brief hinterlegen:

• EKP-Nummer

• Passwort

• Sicherheitsschlüssel

Einzelne Rechnung Per E-Post versenden

Diese Anleitung beschreibt, wie eine einzelne Rechnung aus einer Tour erstellt und über den E-Post-Versand versendet wird.

Damit eine Rechnung versendet werden kann, muss beim Rechnungsempfänger die Versandart E-Post eingestellt sein.

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1. Öffnen Sie den Rechnungsreiter.

2. Klicken Sie auf das Druckersymbol in der Tour die Sie abrechnen möchten.

3. Bestätigen Sie den Hinweis mit OK.
   Die Rechnung wird anschließend automatisch im Versandmanager abgelegt.

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4. Öffnen Sie den Versandmanager:

   • Menü: Berichte → Versandmanager

   • oder über das Briefumschlagsymbol in der Menüleiste

5. Klicken Sie auf Senden.

   • E-Post-Dokumente werden in den E-Post-Versandmanager verschoben

   • Andere Dokumente werden je nach Einstellung gedruckt oder per E-Mail versendet
     
     

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6. Öffnen Sie den E-Post-Versandmanager:

   • Menü: Berichte → E-Post-Versandmanager

7. Klicken Sie auf „per E-POSTBRIEF versenden“ oder auf „alle nicht versendeten per E-POSTBRIEF versenden“

   • Die ausgewählten Dokumente werden über E-Post verschickt.

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Aufbau des E-Post-Versandmanagers

Der E-Post-Versandmanager zeigt alle Dokumente, die zur E-Post übergeben wurden.

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Die wichtigsten Spalten:

1. Datum: Tag der Übernahme in den Versandmanager

2. Dokument: Name des Dokuments (Doppelklick öffnet die dazugehörige Liegenschaft)
   RechtsklickFunktionen:

• E-Postbrief öffnen – zeigt die PDF-Vorschau

• E-Postbrief-Vorschau – sendet die Vorschau per E-Mail (hilfreich bei Fehlermeldungen im Statusfeld)

• Per E-Postbrief versenden – versendet das markierte Dokument (entspricht Button Nr. 10)

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3. Seiten: Anzahl der Seiten

4. Farbe: Schwarz-weiß oder farbig (Einstellungen von der E-Post)

5. Druckmodus: Simplex = einseitig, Duplex = beidseitig (Einstellungen von der E-Post)

6. Deckblatt: Einige Dokumente erfordern ein Deckblatt. Die Einstellung finden Sie unter: Dienste → Sondereinstellungen → Diverses (2)

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7. Status: Zeigt, ob das Dokument erfolgreich versendet wurde oder ob eine Fehlermeldung von der E-Post vorliegt.

8. Versendet am: Datum/Uhrzeit des tatsächlichen Versands

9. Vorschau per E-Mail: Sendet die Vorschau per E-Mail. (Hilfreich bei E-Post-Fehlermeldungen, wenn die Adresse nicht in dem Vorgegebenen Feld steht.)

10. Per E-Post versenden: markiertes Dokument versenden

11. Alle nicht versendeten versenden: gesamte Liste senden

Versand mehrerer Dokumente per E-Post

Für mehrere Dokumente empfehlen wir die Übergabe an den Druckpool.
Dort werden mehrere Seiten zu einem Brief zusammengeführt.
Anschließend über: Pool drucken → E-Post-Versand versenden.

Übersicht versendeter E-Post-Dokumente in der Liegenschaft

In der Liegenschaft unter Berichte → E-Postbrief können Sie die Dokumente und Rechnungen einsehen, die Sie über die E-Post versendet haben.

Über die F8-Taste können Sie nicht versendete E-Post-Briefe aus dem Versandmanager entfernen.

Dies ist besonders hilfreich, wenn die E-Post eine Fehlermeldung ausgegeben hat und das Dokument neu erstellt werden muss.

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Rechnungen oder gespeicherte Dokumente erneut per E-Post versenden

Diese Anleitung beschreibt, wie bereits erstellte Rechnungen oder gespeicherte Dokumente erneut über E-Post (auch Email und Hottmail) versendet werden.

1. Dokument auswählen und erneut senden starten

Je nach Dokumenttyp gehen Sie wie folgt vor:

Rechnung:

1. Öffnen Sie die gewünschte Liegenschaft.

2. Wechseln Sie in den Reiter Rechnungen.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Rechnung.

4. Wählen Sie „Rechnung erneut senden“. Danach öffnet sich ein neues Fenster.

5. Aktivieren Sie unten Versand per E-Post.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „an diese Adresse erneut senden“.

➡️ Die ausgewählte Rechnung wird im Versandmanager abgelegt.

Bericht (gespeichertes Dokument):

1. Öffnen Sie die gewünschte Liegenschaft.

2. Wechseln Sie in den Reiter Berichte.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument.

4. Wählen Sie „Bericht erneut senden“.

➡️ Das ausgewählte Dokument wird im Versandmanager abgelegt.

2. Dokument in den E-Post-Versand übergeben

1. Öffnen Sie den Versandmanager:

   • Menü: Berichte → Versandmanager

   • oder über das Briefumschlagsymbol in der Menüleiste

2. Klicken Sie auf Senden.

➡️ Das Dokument/Rechnung wird in den E-Post-Versandmanager verschoben.

3. E-Post-Versand durchführen

1. Öffnen Sie den E-Post-Versandmanager:

   • Menü: Berichte → E-Post-Versandmanager

2. Wählen Sie die zu versendenden Dokumente aus oder klicken Sie auf „Alle versenden“.

➡️ Die Dokumente werden per E-Post versendet.