Energiebegleiter 5.91.3.24
- Bernd Sommer
Termindarstellung:
Zur individuellen Einstellung der Terminansicht können verschiedene Parameter gesetzt werden.
Der nachfolgende Dialog wird bei dem erstmaligen Aufruf der neuen Version automatisch angezeigt und mit den Standardeinstellungen vorgegeben. Es ist jederzeit möglich, diese Einstellungen unter dem Menüpunkt “Energiebegleiter / Vorgaben für Termindarstellung und -synchronisation” zu ändern.
Termindarstellung:
Als Standardansicht (1) kann aus aktuell vier verschiedenen Möglichkeiten eine Alternative gewählt werden. Als Vorgabe wurde die Aufgabenlistenansicht gewählt.
Die für die gewählte Ansicht entsprechend vorhandenen bzw. eingepflegten Termine können mit oder ohne Unterpunkte (2), hier als ToDo gekennzeichnet, dargestellt werden. Es werden dabei (3) nur die definierten Termine berücksichtigt bzw. dargestellt. Standardmäßig werden alle Termine unabhängig ihres Status dargestellt.
Bei der Anzeige der Termine wird das jeweils aktuelle Datum des Prüfpunktes oder Ergebnisses als Zeitraum (4) für die Darstellung 
Outlooksynchronisation:
Standardmäßig werden nur zukünftige Termine (5) mit Outlook synchronisiert. Alle in der Vergangenheit liegenden Termine werden standardmäßig nicht mehr berücksichtigt. Ebenso werden standardmäßig nur Termine exportiert (6), die noch nicht erledigt sind. Die Anzeige im Kalendertool rechts ist davon unanhängig, es werden auch erledigte Termine angezeigt.
Wird ein Termin im Energiebegleiter auf den Status “erledigt” gesetzt, so kann dieser aus Outlook automatisch wieder entfernt (7) werden. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.
An einem Handlungspunkt (Prüfpunkt) oder an einem ToDo (Ergebnis) kann ein externer Kontakt oder interner Bearbeiter hinterlegt werden. Soll dieser ebenfalls über diesen Termin benachrichtigt werden (8), so ist diese Option auszuwählen. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.
Sollten an Terminbenachrichtigungen noch Medien hängen bzw. mit versendet werden (9), dann muss diese Option angewählt werden, um dies für den Einzelfall zu ermöglichen.
Uhrzeiten und Bearbeiter an Terminen:
Ein Termin kann mit einer separaten Uhrzeit versehen werden. Hierzu wurde das Eingabefeld erweitert. Der entsprechende Kontakt, ob eigener Mitarbeiter, Kunde oder Fremdfirma, kann aus der Liste der eigenen Adressdaten gefüllt werden.
Terminbenachrichtigungen:
Ist in den Stammdaten angegeben, dass der hinterlegte Kontakt ebenfalls über den Termin benachrichtigt werden soll, so erhält dieser an die angegebene Mailadresse eine Benachrichtigung.
Einzelne, manuelle Terminbenachrichtigungen:
Der gewünschte bzw. hinterlegte Kontakt kann über (1) gelöscht, (2) geändert oder aber über (3) manuell benachrichtigt werden.
Bei der manuellen Terminbenachrichtigung wird mit einer Synchronisation über den eigenen Outlook-Kalender dem Empfänger eine Nachricht zugestellt. Diese könnte z.B. nützlich sein, wenn man bspw. dem Kunden entsprechend ausgewählte Dokumente dieses Handlungspunktes zukommen lassen möchte.
Besteht der Termin schon im eigenen Outlook Kalender, so wird dieser um einen optionalen Teilnehmer erweitert. Liegt er noch nicht im eigenen Kalender vor, so wird er inkl. dem Empfänger als optionalem Teilnehmer neu erstellt.
Anhänge an Terminbenachrichtigungen:
Wurde in den Stammdaten ausgewählt, das die Nachricht auch Mediananhänge enthalten soll, dann können diese extra gekennzeichnet werden, um selektiv zu bestimmen welche Anhänge versendet werden.
Werden in der Liste der Medienanhänge entsprechende Dateien über den Schalter “extern” gekennzeichnet, so werden diese an die Terminbenachrichtigung angehangen.
Kontextmenü:
Zur Arbeitserleichterung wurde ein Kontextmenü zur Auswahl der gängisten Arbeutsschritte hinzugefügt.
So aknn jetzt über die rechte Maustaste ein ausgewählter Eintrag gelöscht oder neuer Eintrag, auf der Ebene auf der man steht, hinzugefügt werden.