Grundlagen zur E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nicht nur als sichtbares Dokument vorliegt, sondern zusätzlich strukturierte Informationen enthält, die von Rechnungsprogrammen automatisch verarbeitet werden können.

Dadurch können Rechnungen schneller und einfacher weiterverarbeitet werden, da keine manuellen Eingaben oder das Einscannen von Dokumenten notwendig sind.

ZUGFeRD-Format

ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und dient als einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch.

Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert zwei Vorteile:

• eine lesbare PDF-Rechnung für den Empfänger

• strukturierte Rechnungsdaten für die automatische Verarbeitung durch Programme

Die Rechnung wird nach dem PDF/A-3-Standard erstellt und enthält die zusätzlichen XML-Daten direkt innerhalb der PDF-Datei.

Der Empfänger erhält somit nur eine Datei:

Rechnung.pdf

Diese enthält:

• die sichtbare Rechnung für den Menschen

• die eingebetteten Rechnungsdaten für die automatische Verarbeitung

Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung

ZUGFeRD-Rechnung

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus:

• einer PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten

• einer für Menschen lesbaren Rechnung

• maschinenlesbaren Rechnungsinformationen

Die PDF-Datei sieht weiterhin wie eine normale Rechnung aus.

XRechnung

Eine XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten.

Eigenschaften:

• keine sichtbare PDF-Rechnung

• reine maschinenlesbare Datei

Erkennung von ZUGFeRD-Rechnungen

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht wie eine normale PDF-Datei aus.

Die zusätzlichen Rechnungsdaten sind unsichtbar integriert.

Ob eine PDF-Datei ZUGFeRD-Daten enthält, kann beispielsweise über einen PDF-Betrachter geprüft werden:

1. Rechnung öffnen

2. Büroklammer bzw. Anhänge anzeigen

3. Eingebettete XML-Datei bzw. ZUGFeRD-Informationen prüfen

Lizenz und Voraussetzungen

Für die Nutzung der ZUGFeRD-Schnittstelle ist keine zusätzliche Lizenz erforderlich.

Damit ZUGFeRD-Rechnungen erstellt werden können, müssen in den Eigenen Daten folgende Angaben hinterlegt sein:

• Land

• Umsatzsteuer-ID

ZUGFeRD-Rechnung in Kaufmann erstellen

Automatische Erstellung beim E-Mail-Versand

Eine gebuchte Rechnung kann wie gewohnt per E-Mail versendet werden.

Vorgehen:

1. Rechnung erstellen und buchen

2. Rechnung aufrufen

3. Druckvorschau bzw. E-Mail-Versand auswählen

4. E-Mail-Adresse des Empfängers hinterlegen

5. Rechnung versenden

Die Rechnung wird automatisch als ZUGFeRD-Rechnung erzeugt.

Nachträglicher Export einer ZUGFeRD-Rechnung

Eine bereits gebuchte Rechnung kann nachträglich exportiert werden.

Vorgehen:

1. Gebuchte Rechnung öffnen

2. Menü auswählen:

Extras → Export → Vorgang → ZUGFeRD-Rechnung

Alternativ kann der Export auch über die Offene-Posten-Liste erfolgen:

1. Rechnung in der OP-Liste markieren

2. Rechtsklick ausführen

3. Export → ZUGFeRD-Rechnung auswählen

Das Ergebnis ist eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten.

Import von ZUGFeRD-Rechnungen

Kaufmann unterstützt den Import von ZUGFeRD-Rechnungen.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

Import per Drag & Drop

1. Öffnen:

Funktionen → Einkauf → Eingangsrechnungen

2. Rechnung per Drag & Drop in das Fenster ziehen

3. Im Importfenster auf Importieren klicken

Import über Menü

Alternativ:

Extras → Import → Vorgang → ZUGFeRD/XRechnung

Häufige Fragen zu ZUGFeRD

Die Rechnung sieht genauso aus wie eine normale PDF. Wurde trotzdem eine E-Rechnung erstellt?

Ja.

Bei ZUGFeRD ist es gewollt, dass die Rechnung weiterhin wie eine normale PDF-Datei aussieht.

Der Unterschied befindet sich innerhalb der Datei und wird von Rechnungsprogrammen automatisch verarbeitet.

Warum gibt es keine separate XML-Datei?

Bei ZUGFeRD wird die XML-Datei direkt in die PDF-Datei eingebettet.

Es muss daher keine zusätzliche Datei gespeichert oder versendet werden.

Muss der Empfänger etwas Besonderes beachten?

Nein.

Die Datei kann wie gewohnt per E-Mail versendet werden.

Die eingebetteten Rechnungsdaten bleiben dabei erhalten und können von geeigneten Programmen automatisch ausgelesen werden.

Übersicht der Formate