Rechnung korrekt stornieren, Forderungsverluste & Überzahlungen buchen
Hinweis: Generell kann und darf der Hottgenroth Support Ihnen keine verbindliche Anweisung dazu geben, wie eine Korrekturbuchung vorzunehmen ist. Es bestehen stets mehrere Möglichkeiten, und welche davon angewendet wird, obliegt Ihrer eigenen Entscheidung beziehungsweise sollte im Bedarfsfall mit Ihrem Steuerbüro abgestimmt werden.
Rechnung korrekt stornieren
Um eine Rechnung korrekt zu stornieren, rufen sie diese über die OP-Liste, das Kundenkonto oder die Liste aller Buchungen auf.
Über das Kundenkonto wählen Sie die Rechnung mit rechts Klick an -> Weitere Aktionen -> Buchung/OP anzeigen :
Im nächsten Fenster kann die Rechnung angewählt und storniert werden.
Über Listen z.B. Buchungen, kann die Rechnung ebenfalls über den Button Stornieren oder rechts Klick auf die Buchung -> Stornieren, storniert werden.
Achtung!
Sollte bereits eine Zahlung gebucht sein muss, bevor die Rechnung komplett storniert werden kann, immer die Zahlung entfernt/ storniert werden.
Dazu rufen Sie sich vorzugsweise die Rechnung über Listen -> Buchungen auf, wählen die entsprechende Zahlung aus und klicken auf den Button stornieren.
Danach kann im gleichen Fenster die Rechnung storniert werden.
Forderungsverluste
Hinweis: Ein Forderungsverlust entsteht, wenn eine Rechnung nicht vollständig beglichen wurde und ein Restbetrag offen bleibt. Es ist aus buchhalterischer Sicht nicht korrekt, den ausstehenden Betrag durch eine Stornierung, eine Gutschrift oder die Buchung eines negativen Zahlungseingangs auszugleichen.
Die Gründe für einen Forderungsverlust sind vielfältig und können beispielsweise auf konjunkturelle Krisen, eine mangelhafte Zahlungsmoral einzelner Kunden oder die Überschuldung beziehungsweise Insolvenz Ihres Schuldners zurückzuführen sein. Um einen solchen Forderungsverlust im System „Kaufmann“ korrekt zu verbuchen und anschließend ordnungsgemäß an Ihr Steuerbüro zu melden, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Sie können die OP- Liste direkt über das Kundenkonto öffnen oder Sie gehen über Funktionen -> Übersicht -> Listen und wählen dort entweder die OP-Liste oder Buchungen. Dort mit Rechtsklick auf die entsprechende Rechnung -> Buchen -> Forderungsverlust.
Im nachfolgenden Dialog haben Sie die Möglichkeit, den Betrag erneut zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Zudem wird empfohlen, einen Kommentar zu hinterlegen, da dies Ihnen später dabei hilft, den Grund für die Buchung nachvollziehen zu können. Nach Abschluss dieser Schritte ist die Buchung des Forderungsverlustes abgeschlossen und die Rechnung ausgeglichen.
Überzahlungen
Sofern Ihnen aus beliebigem Grund ein zu hoher Betrag für eine Rechnung überwiesen wurde, können Sie selbstverständlich lediglich den tatsächlichen Rechnungsbetrag als Zahlungseingang buchen. In diesem Fall sind keine weiteren Schritte im Kaufmann erforderlich. Sollte der Zahlungseingang jedoch automatisch mittels einer Bankdatei eingelesen oder der erhöhte Betrag manuell im Kaufmann eingebucht worden sein, entsteht im Kundenkonto eine Differenz, die entsprechend ausgeglichen werden muss.
Sie gehen über Funktionen -> Übersicht -> Listen und wählen dort entweder die OP-Liste oder Buchungen. Dort mit Rechtsklick auf die entsprechende Rechnung -> Buchen -> Zahlungseingang oder Rücküberweisung an den Kunden.
Wird ein weiterer Zahlungseingang auf eine Rechnung gebucht, erscheint als erstes eine Meldung, dass die ausgewählte Rechnung bereits vollständig beglichen ist.
Danach wird Ihnen im Folgedialog bereits der Überschuss als Negativbetrag angezeigt. Auch hier sollten Sie einen Kommentar eingeben, um spätere Erklärungen für diese Buchung zu haben.
Mit Klick auf „OK“ erscheint die Folgende Meldung:
Damit ist diese Buchung ausgeglichen:
Hinweis: Ob Sie hier „Zahlungseingang“ oder „Rücküberweisung an den Kunden“ auswählen, macht für den Kaufmann und die OP Liste keinen Unterschied. Bei der Option „Rücküberweisung an den Kunden“ erfolgt keine automatische Meldung an Ihre Bank. Diese „Rücküberweisung“ müssen Sie manuell tätigen.
Im Zweifelsfall fragen Sie Ihr Steuerbüro.
Soll die erhöhte Zahlung als Kundenguthaben erhalten bleiben, finden Sie hier wie man ein Guthaben verrechnen kann:
Gutschrift mit offenem Posten verrechnen
Gutschrift mit mehreren offenen Posten verrechnen