Terminverwaltung

Bei der Terminverwaltung in KAMIN Futura ist es möglich, die Termine auf AW-Basis minutengenau zu erzeugen, in einem Kalender übersichtlich darzustellen und an die KAMIN Futura-App zu übergeben, in der dann auf Termin-Basis gearbeitet werden kann.

Verweildauer vorbelegen

Um Termine erzeugen zu können, muss zunächst über "Termine -> Verweildauer vorbelegen" die Verweildauer pro Tour vorbelegt werden.

Standardmäßig werden die AW aus der Hausakte 1:1 in Minuten umgerechnet. Um die unterschiedlich schnelle Arbeitsausführung in den verschiedenen Touren zu berücksichtigen, kann hier aus dem Verhältnis von AW pro Tag zu AW pro Tour ein Faktor ermittelt werden. Gibt man beispielsweise für den Tag pauschale 480 AW und für die erste Kehrtour 600 AW ein, ergibt sich ein Faktor von 0,8 und eine entsprechend geringere Verweildauer.

Hinweis: Falls mehr als ein Betreiber vorhanden ist, werden die AW der Messung dem Betreiber zugeordnet und von der Summe der Tour abgezogen.

Nachdem der Lauf ausgeführt wurde, werden die Verweildauern sowohl in der Tourenzeile in der Hausakte, als auch im Messteil im Bereich der Betreiberzeile angezeigt:

Hausakte:

Messteil:

Die Summen werden bei jeder Gebührenänderung aktualisiert. Falls die Verweildauer manuell geändert werden soll, kann man den Modus entsprechend wechseln, die automatische Aktualisierung ist dann deaktiviert. Über einen Klick auf die Summe in der Hausakte kann zusätzlich zum Faktor für die Touren nochmal ein zusätzlicher Faktor für die Liegenschaft eingestellt werden, falls die Bearbeitung aus bestimmten Gründen länger dauert als gewöhnlich. In dem Fall wird die Summe grün gekennzeichnet.

Wunschtermine erfassen

Um Terminwünsche des Kunden zu berücksichtigen, können individuelle Wunschtermine erfasst werden. Hierzu klickt man in der Hausakte im unteren Bereich auf "Wunschtermin":

In der Maske können dann bestimmte Wochentage, Uhrzeiten und eventuelle Urlaubszeiten des Kunden erfasst und ihm bei Bedarf einen bestimmten Mitarbeiter zugeordnet werden.

Hinweis: Die entsprechende Maske findet sich auch im Wohnungsteil in der wieder, um auch auf Betreiberebene Kundenwünsche zu berücksichtigen:

Terminankündigungen erzeugen

Aus den Informationen über Verweildauer und Wunschterminen können nun über Termine "Terminankündigungen erzeugen" und anschließend Terminankündingen drucken fortlaufend Termine
erzeugt werden.Eine ausführliche Anleitung hierzu finden Sie in unserem FAQ-Bereich: Termine

Hierzu wählt man zunächst die Touren und Liegenschaften aus, die angemeldet werden sollen. Anschließend legt man pro Mitarbeiter das Arbeitsschema samt Pausenzeit fest. Danach wird der
Terminzeitraum bestimmt und die gewünschten Mitarbeiter ausgewählt. Hierbei kann man wählen, ob die Mitarbeiter im Team arbeiten und die Termine abwechselnd auf alle verteilt werden, oder
ein einzelner Mitarbeiter einen ganzen Block von Liegenschaften alleine bearbeitet.

Hinweis: Werden Termine für die Messung erzeugt wird eine eventuelle Zusammenlegung automatisch berücksichtigt und die entsprechenden Betreibertermine erzeugt.

Anschließend startet man den Lauf und es erscheint eine Übersichtsansicht:

Hier sieht man auf der linken Seite die neu erzeugten Termine und auf der rechten die bereits vorhandenen. Man kann die Termine nun entweder einzeln markieren und mit einem Klick auf "übernehmen" in den Kalender übernehmen oder mit einem Klick auf "alle übernehmen" die Termine eines gesamten Tages übernehmen. In der Monatsübersicht am oberen linken Rand sind die Tage mit noch nicht übernommenen Terminen fett markiert.

Terminkalender

Nach der Terminerzeugung kann in der Hausakte über "Strg + F12" bzw. durch Drücken der Funktion "Office 366" in der schwarzen Leiste ein Kalender angezeigt werden. Dieser enthält alle erzeugten Termine nach Mitarbeiter sortiert, die Mitarbeiter können über die Auswahl auf der linken Seite gefiltert werden. Die Termine können verschoben werden und über einen Doppelklick bearbeitet werden. Zusätzlich gibt es über einen Doppelklick in den Kalender die Möglichkeit, freie Termine anzulegen. Diese können bei Bedarf einer Liegenschaft, einem Betreiber und einer Tour zugeordnet werden. So ist es auch im Nachhinein möglich, Terminänderungen des Kunden zu berücksichtigen.

Ein erzeugter Termin wird in der Hausakte wie folgt dargestellt:

Sollten Sie den Termin für diese Liegenschaft neu erzeugen möchten, muss zuvor der alte Termin aus der Hausakte über Doppelklick auf den Termin und dem anschließenden Löschen des Termins über Rechtsklick in den entsprechenden Termin aus dem Kalender gelöscht werden. vorher wird kein neuer Termin für diese Liegenschaft vergeben.

Übersichtsliste anzeigen

Über Termine > Übersichtsliste: Terminankündigungen kann eine Liste aller erstellten Termine erzeugt werden. Hier sieht man auf einen Blick, welche Tour bereits angekündigt wurde und welche noch offen ist.

Terminmitteilungen drucken

Nach dem Abschluss der Terminplanung können über Termine "Terminmitteilungen drucken" auf Grundlage der geplanten Termine fortlaufend Terminmitteilungen gedruckt werden. Da die Terminmitteilung in der Regel nicht minutengenau erfolgt, kann hier ein Intervall festgelegt werden, dass über den Platzhalter #INTERVALL# in den Mitteilungstext eingefügt werden kann.

Hinweis: Wenn die Terminmitteilung einmal ausgedruckt wurde, wird ein entsprechender Vermerk in die Datenbank geschrieben und beim nächsten Durchlauf nicht mehr berücksichtigt.