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Einrichtung vorbereiten

Bevor Sie beginnen, halten Sie bitte Ihre Zugangsdaten der Cloud bereit. Diese finden Sie im Kundenbereich unserer Homepage im unter „E-Mails & Domains“.

1. Cloud Zugangsdaten erfassen und prüfen

Schritt 1: Cloud-Assistent starten

• Starten Sie den Assistenten unter „Dienste → Datenaustausch → Cloud Assistent“ oder klicken Sie auf das Cloud-Symbol mit der in der Menüleiste.

Schritt 2: Eingabe der Zugangsdaten

• Die Zugangsdaten finden Sie im Kundenbereich unserer Homepage im unter „E-Mails & Domains“:

  • Domain: Die Adresse Ihrer Homepage (normalerweise beginnt sie mit „www“).

  • Benutzername: Der Benutzername beginnt immer mit einem “d” Dieser besteht aus Ihrer Kundennummer und einem “d…A” (in der Regel sieht er wie folgt aus “d123456A”)

  • Passwort: Über das „Auge“-Symbol in der Spalte “Funktionen” kann das Passwort eingesehen werden.

  • Kunden-Nummer: Diese finden Sie unter „Dienste → Eigene Daten“.

3. Mitarbeiter anlegen

Schritt 1: Mitarbeiter hinzufügen

• • ist im Benutzernamen enthalten (ohne “d….A”)

• Nachdem Sie die Zugangsdaten unter Punkt 1 eingegeben erfasst haben, klicken Sie auf „Weiter“. Sie gelangen automatisch zum Menüpunkt „Mitarbeiter anlegen“.

2. Mitarbeiter anlegen

Schritt 21: Mitarbeiterdaten eingeben Mitarbeiter hinzufügen

• Geben Sie für jeden Mitarbeiter den Vorname, Nachname und Status (z.B. ChefMeister, Geselle, Lehrling) ein.

• Der Kurzname wird automatisch aus Vor- und Nachnamen generiert, kann aber angepasst werden (z.B. „Chef“).

• Optional können Sie eine Unterschrift des Mitarbeiters hinzufügen, indem Sie auf „Signatur“ klicken.

Weitere Anleitung: https://hottgenroth.atlassian.net/wiki/x/MAQRAg

• • Die Unterschrift muss im .bmp-Format / monochrom gespeichert sein.

Weitere Information:

• Mitarbeiter können jederzeit nachträglich über den Cloudassistenten unter „Dienste → Datenaustausch → Cloud Assistent“ oder „Dienste → Mitarbeiterverwaltung“ angelegt werden.

3. Benutzerzugänge einrichten

Schritt 1: Benutzername und Passwort vergeben

• Vergeben Sie für jeden Mitarbeiter eigene Cloud-Zugangsdaten.

  • Benutzername: Eine real existierende E-Mail-Adresse (diese darf nur einmal vergeben werden).

  • Passwort: Ein frei wählbares Passwort, das mindestens 8 Zeichen lang sein muss und sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthält.

Schritt 2: Cloudzugang freischalten

• Klicken Sie auf „Für die Cloud freischalten“ in der Zeile „Status“, um den Zugang des Mitarbeiters zu aktivieren.

Wichtiger Hinweis:

• Achten Sie daraufNach Bestätigung erhalten Sie die Mitteilung, dass die Aktivierungs-E-Mail-Adresse korrekt ist, da ein Aktivierungslink an diese Adresse gesendet wird an den Mitarbeiter versendet wurde.

• Sie erhalten einen Aktivierungslinks auf die angegebene E-Mail, der bestätigt werden muss.

  • Kontrollieren Sie ggf. auch den SPAM-Ordner.

Weitere Anleitung: Mitarbeiter/Benutzer neu freischalten für Cloud – Einrichtungsassistent

5. Geräte freischalten

Schritt 1: Anzahl der Geräte prüfenSchritt 3: Zugriffsbeschränkungen festlegen

• In den Zugriffsbeschränkungen können Sie Bereiche ausblenden lassen und/ oder Bereiche vor Änderungen schützen (Schreibschutz).

• Über das DropDown-Menü können die gewünschten Programmteile ausgeblendet und/ oder geschützt werden.

Wichtiger Hinweis:

• Pro Mitarbeiterzugang können maximal 2 Geräte verwendet werden (z.B. zwei Apps oder eine App und ein Zweitrechner).

• Wenn bereits 2 Geräte verknüpft sind und Sie ein neues Gerät hinzufügen möchten, können Sie die Geräte über „Dienste → Mitarbeiterverwaltung → Cloud → Verknüpfte Geräte“ freischalten.

Schritt 2: Geräte synchronisieren

• Vor dem Freischalten neuer Geräte sollten alle Daten von den bestehenden Geräten auf die Cloud übertragen werden, um Datenverlust zu vermeiden.

Weitere Anleitung: Geräte neu freischalten Cloud – Einrichtungsassistent

6. Abschluss der Einrichtung

Schritt 1: Aktivierung des Cloud-Zugangs

• Nach der Freischaltung erhalten Sie eine Mitteilung, dass die Aktivierungs-E-Mail an den Mitarbeiter versendet wurde.

Schritt 2: Abschlussbestätigung

• Nachdem der Mitarbeiter den Aktivierungslink in der E-Mail bestätigt hat, erscheint eine Hinweis-Meldung im Programm, die bestätigt, dass die Cloud erfolgreich eingerichtet wurde.

Schritt 3: Cloud neu befüllen

• Um die Änderungen zu aktivieren, ist es notwendig, eine Cloud-Neubefüllung vorzunehmenIm Bereich der Verknüpften Geräte, werden Ihnen die Geräte des Mitarbeiters angezeigt, auf denen er sich später eingeloggt hat.

• “Neue Geräte zulassen” setzt alle Logins für den Mitarbeiter zurück, falls ein neues Gerät zum Einsatz kommt.

4. Einrichtung abschließen

Schritt 1: Cloud neu befüllen

• Starten Sie die Cloud-Befüllung über den Button “Jetzt neu befüllen”.

Hinweis:

• Es wird empfohlen, die Cloud mindestens einmal pro Quartal neu zu befüllen, um die Verbindung zwischen den Geräten aufrechtzuerhalten.

Zusätzliche Hinweise

• Wichtige Daten: Achten Sie darauf, dass alle Zugangsdaten korrekt und aktuell sind, um Verzögerungen zu vermeiden.

• Fehlerbehebung: Wenn Sie Probleme beim Anlegen eines Mitarbeiters oder beim Freischalten von Geräten haben, überprüfen Sie die E-Mail-Adressen und Passwörter.einen problemfreien Austausch zu gewährleisten.

Weiter mit dem Einrichtung und Login der App: https://hottgenroth.atlassian.net/wiki/x/JgC3Gw

Weiter mit der Einrichtung des Zweitrechners: https://hottgenroth.atlassian.net/wiki/x/HgG3Gw