Einrichtung vorbereiten

Bevor Sie beginnen, halten Sie bitte Ihre Zugangsdaten der Cloud bereit. Diese finden Sie im Kundenbereich unserer Homepage im unter „E-Mails & Domains“.

1. Cloud Zugangsdaten erfassen und prüfen

  1. Zunächst Schritt 1: Cloud-Assistent starten

• Starten Sie den Assistenten unter „Dienste → Datenaustausch → Cloud Assistent“ oder klicken Sie auf das Cloud-Symbol

• in der

• Menüleiste

• .

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  2. Anschließend öffnet sich dieses Fenster zur Eingabe Ihrer Cloud-Zugangsdaten :
    

Beispiel :

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Der Cloud Assistent zeigt Ihnen auf der linken Seite im grauen Bereich unter Punkt 1 bis 4 jeweils durch einen kleinen, grünen Haken an, ob der einzelne Menüpunkt erfolgreich angelegt/eingerichtet wurde.

WICHTIG:

Ihre Zugangsdaten für den Cloud-Assistenten finden Sie auf unserer Homepage in ihrem persönlichen Bereich.
Dort öffnen Sie bitte das Menü "E-Mails/Domains".

1. Domain = die Adresse Ihrer Homepage → diese beginnt der in der Regel mit www - siehe Abbildung unterhalb, Position 1
2. Benutzername = Ihren Benutzernamen finden Sie in der Zeile "Cloud" - siehe Abbildung unterhalb, Position 2
3. Passwort = das von uns vergebene Passwort finden Sie in der Zeile "Cloud", wenn Sie auf Image Removed klicken - siehe Abbildung unterhalb, Position 3
4. Kunden-Nummer = Ihre Kunden-Nummer finden Sie im Programm unter <Dienste - Eigene Daten> unten links

Abbildung aus : www.schornsteinfegerwelt.de / E-Mails und Domains :

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Mitarbeiter anlegen 

Eine weitere Anleitung finden Sie hier : Schritt 2 - Mitarbeiter/Benutzer anlegen Cloud - Einrichtungsassistent

    3. Haben Sie alle Daten unter Menüpunkt 1 angelegt, klicken Sie unten auf "Weiter" und werden automatisch
        in die Kategorie <Mitarbeiter anlegen> geführt.
      

       Nun können Sie den ersten Mitarbeiter anlegen.
       Wichtig ist, dass ein Kurzname sowie der Status von Ihnen hinterlegt werden.
       Meist wird der Kurzname vom Programm automatisch aus dem Feld "Vorname" und "Nachname" übernommen. Sie können dieses auch z.B. in "Chef" ändern.
       Zusätzlich können Sie eine Unterschrift ihres Mitarbeiters einfügen. (hierfür einfach in das Feld "Signatur" klicken)

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Benutzerzugänge einrichten und Cloudzugang freischalten

Eine weitere Anleitung finden Sie hier : Mitarbeiter/Benutzer neu freischalten für Cloud - Einrichtungsassistent

     4. Nun müssen Schritt 2: Eingabe der Zugangsdaten

• Die Zugangsdaten finden Sie im Kundenbereich unserer Homepage im unter „E-Mails & Domains“:

  • Domain: Die Adresse Ihrer Homepage (normalerweise beginnt sie mit „www“).

  • Benutzername: Dieser besteht aus Ihrer Kundennummer und einem “d…A” (in der Regel sieht er wie folgt aus “d123456A”)

  • Passwort: Über das „Auge“-Symbol in der Spalte “Funktionen” kann das Passwort eingesehen werden.

  • Kunden-Nummer: Diese ist im Benutzernamen enthalten (ohne “d….A”)

• Nachdem Sie die Zugangsdaten erfasst haben, klicken Sie auf „Weiter“.

2. Mitarbeiter anlegen

Schritt 1: Mitarbeiter hinzufügen

• Geben Sie für jeden Mitarbeiter den Vorname, Nachname und Status (z.B. Meister, Geselle, Lehrling) ein.

• Der Kurzname wird automatisch aus Vor- und Nachnamen generiert, kann aber angepasst werden (z.B. „Chef“).

• Optional können Sie eine Unterschrift des Mitarbeiters hinzufügen, indem Sie auf „Signatur“ klicken.

  • Die Unterschrift muss im .bmp-Format / monochrom gespeichert sein.

Weitere Information:

• Mitarbeiter können jederzeit nachträglich über den Cloudassistenten unter „Dienste → Datenaustausch → Cloud Assistent“ oder „Dienste → Mitarbeiterverwaltung“ angelegt werden.

3. Benutzerzugänge einrichten

Schritt 1: Benutzername und Passwort vergeben

• Vergeben Sie für jeden Mitarbeiter eigene Cloud-Zugangsdaten

• .

• • Benutzername

• • : Eine real existierende E-Mail-Adresse (

• • diese darf nur

• • einmal vergeben werden).

• • Passwort: Ein frei wählbares Passwort

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Auf der linken Seite sehen Sie unter Punkt 3 die entsprechenden Zugänge, die Sie bereits eingerichtet haben.

Bitte beachten Sie unbedingt folgende Punkte :

• Beim Benutzernamen muss es sich um eine real existierende E-Mail-Adresse handeln, da hierhin ein Aktivierungslink gesendet wird, den Sie anschließend anklicken müssen und somit dieser Zugang freigeschaltet wird.
• Bitte kontrollieren Sie ggfs. auch Ihren SPAM-Ordner.

• Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthalten.

• Pro Mitarbeiterzugang können Sie 2 Geräte belegen. Dies können z.B. 2 x die App oder 1 x die App und 1 x Zweitrechner pro Mitarbeiter sein. Bitte nutzen Sie pro Mitarbeiter immer nur einen Zweitrechner.

Geräte freischalten 

Eine weitere Anleitung finden Sie hier :  Geräte neu freischalten Cloud - Einrichtungsassistent

Sollte für einen Mitarbeiter die mögliche Anzahl von 2 Zugängen bereits belegt sein, (Sie haben zum Beispiel einen neuen Zweitrechner, oder ein neues Handy/Tablet
bekommen), so können Sie über <Dienste - Mitarbeiterverwaltung- Cloud- Verknüpfte Geräte - Neue Geräte zulassen> den Mitarbeiter wieder freischalten.
Damit werden die bestehenden Logins gelöscht.

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5. Anschließend erhalten Sie folgende Mitteilung, die Ihnen bestätigt, dass die E-Mail mit dem Aktivierungslink versendet wurde :

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6. Nach Aktivierung des Links in der E-Mail, erhalten Sie im Programm eine Hinweis-Meldung, dass Sie die Einrichtung der Cloud erfolgreich abgeschlossen haben.

Zur Aktivierung der vorgenommenen Änderungen ist es unbedingt erforderlich, eine Cloud Neu-Befüllung vorzunehmen!

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• • , das mindestens 8 Zeichen lang sein muss und sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthält.

Schritt 2: Cloudzugang freischalten

• Klicken Sie auf „Für die Cloud freischalten“ in der Zeile „Status“, um den Zugang des Mitarbeiters zu aktivieren.

• Nach Bestätigung erhalten Sie die Mitteilung, dass die Aktivierungs-E-Mail an den Mitarbeiter versendet wurde.

• Sie erhalten einen Aktivierungslinks auf die angegebene E-Mail, der bestätigt werden muss.

  • Kontrollieren Sie ggf. auch den SPAM-Ordner.

Schritt 3: Zugriffsbeschränkungen festlegen

• In den Zugriffsbeschränkungen können Sie Bereiche ausblenden lassen und/ oder Bereiche vor Änderungen schützen (Schreibschutz).

• Über das DropDown-Menü können die gewünschten Programmteile ausgeblendet und/ oder geschützt werden.

Wichtiger Hinweis:

• Pro Mitarbeiterzugang können maximal 2 Geräte verwendet werden (eine App und ein Zweitrechner).

• Im Bereich der Verknüpften Geräte, werden Ihnen die Geräte des Mitarbeiters angezeigt, auf denen er sich später eingeloggt hat.

• “Neue Geräte zulassen” setzt alle Logins für den Mitarbeiter zurück, falls ein neues Gerät zum Einsatz kommt.

4. Einrichtung abschließen

Schritt 1: Cloud neu befüllen

• Starten Sie die Cloud-Befüllung über den Button “Jetzt neu befüllen”.

Hinweis:

• Es wird empfohlen, die Cloud einmal pro Quartal neu zu befüllen, um einen problemfreien Austausch zu gewährleisten.

Weiter mit dem Einrichtung und Login der App: https://hottgenroth.atlassian.net/wiki/x/JgC3Gw

Weiter mit der Einrichtung des Zweitrechners: https://hottgenroth.atlassian.net/wiki/x/HgG3Gw