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1. Einrichtung vorbereiten

Bevor Sie beginnen, halten Sie bitte Ihre Kunden-Nummer bereit. Diese finden Sie unter „Dienste → Eigene Daten“.

2. Zugangsdaten erfassen und prüfen

Schritt 1: Cloud-Assistent starten

• Klicken Sie auf das Cloud-Symbol mit der durchgestrichenen Wolke in der schwarzen Menüleiste, um den Cloud-Assistenten zu starten.

Schritt 2: Eingabe der Zugangsdaten

• Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Cloud-Zugangsdaten eingeben müssen.
• Die Zugangsdaten finden Sie auf unserer Homepage im persönlichen Bereich unter „E-Mails/Domains“:
  • Domain: Die Adresse Ihrer Homepage (normalerweise beginnt sie mit „www“).
  • Benutzername: Finden Sie in der Zeile „Cloud“.
  • Passwort: Klicken Sie auf das „Auge“-Symbol, um das Passwort sichtbar zu machen.
  • Kunden-Nummer: Diese finden Sie unter „Dienste → Eigene Daten“.

Wichtiger Hinweis: Ihre Zugangsdaten sind nur dann korrekt, wenn Sie die richtigen Angaben aus Ihrem Kundenkonto verwenden.

3. Mitarbeiter anlegen

Schritt 1: Mitarbeiter hinzufügen

• Nachdem Sie die Zugangsdaten unter Punkt 1 eingegeben haben, klicken Sie auf „Weiter“. Sie gelangen automatisch zum Menüpunkt „Mitarbeiter anlegen“.

Schritt 2: Mitarbeiterdaten eingeben

• Geben Sie für jeden Mitarbeiter die Vorname, Nachname und Status (z.B. Chef, Geselle, Lehrling) ein.
• Der Kurzname wird automatisch aus Vor- und Nachnamen generiert, kann aber angepasst werden (z.B. „Chef“).
• Optional können Sie eine Unterschrift des Mitarbeiters hinzufügen, indem Sie auf „Signatur“ klicken.

Weitere Anleitung: Mitarbeiter/Benutzer anlegen Cloud – Einrichtungsassistent

4. Benutzerzugänge einrichten und Cloudzugang freischalten

Schritt 1: Benutzername und Passwort vergeben

• Vergeben Sie für jeden Mitarbeiter eigene Cloud-Zugangsdaten.
  • Benutzername: Eine real existierende E-Mail-Adresse (diese darf nur einmal vergeben werden).
  • Passwort: Ein frei wählbares Passwort, das mindestens 8 Zeichen lang sein muss und sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthält.

Schritt 2: Cloudzugang freischalten

• Klicken Sie auf „Für die Cloud freischalten“ in der Zeile „Status“, um den Zugang des Mitarbeiters zu aktivieren.

Wichtiger Hinweis:

• Achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist, da ein Aktivierungslink an diese Adresse gesendet wird.
• Kontrollieren Sie ggf. auch den SPAM-Ordner.

Weitere Anleitung: Mitarbeiter/Benutzer neu freischalten für Cloud – Einrichtungsassistent

5. Geräte freischalten

Schritt 1: Anzahl der Geräte prüfen

• Pro Mitarbeiterzugang können maximal 2 Geräte verwendet werden (z.B. zwei Apps oder eine App und ein Zweitrechner).
• Wenn bereits 2 Geräte verknüpft sind und Sie ein neues Gerät hinzufügen möchten, können Sie die Geräte über „Dienste → Mitarbeiterverwaltung → Cloud → Verknüpfte Geräte“ freischalten.

Schritt 2: Geräte synchronisieren

• Vor dem Freischalten neuer Geräte sollten alle Daten von den bestehenden Geräten auf die Cloud übertragen werden, um Datenverlust zu vermeiden.

Weitere Anleitung: Geräte neu freischalten Cloud – Einrichtungsassistent

6. Abschluss der Einrichtung

Schritt 1: Aktivierung des Cloud-Zugangs

• Nach der Freischaltung erhalten Sie eine Mitteilung, dass die Aktivierungs-E-Mail an den Mitarbeiter versendet wurde.

Schritt 2: Abschlussbestätigung

• Nachdem der Mitarbeiter den Aktivierungslink in der E-Mail bestätigt hat, erscheint eine Hinweis-Meldung im Programm, die bestätigt, dass die Cloud erfolgreich eingerichtet wurde.

Schritt 3: Cloud neu befüllen

• Um die Änderungen zu aktivieren, ist es notwendig, eine Cloud-Neubefüllung vorzunehmen.

Hinweis:

• Es wird empfohlen, die Cloud mindestens einmal pro Quartal neu zu befüllen, um die Verbindung zwischen den Geräten aufrechtzuerhalten.

Zusätzliche Hinweise:

• Wichtige Daten: Achten Sie darauf, dass alle Zugangsdaten korrekt und aktuell sind, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Fehlerbehebung: Wenn Sie Probleme beim Anlegen eines Mitarbeiters oder beim Freischalten von Geräten haben, überprüfen Sie die E-Mail-Adressen und Passwörter.