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Version 5.91

Version 5.91.2.24 vom

Einstellungsoptionen

Zur individuellen Einstellung der Terminansicht können verschiedene Parameter gesetzt werden.
Der nachfolgende Dialog wird bei dem erstmaligen Aufruf der neuen Version automatisch angezeigt und mit den Standardeinstellungen vorgegeben. Es ist jederzeit möglich, diese Einstellungen unter dem Menüpunkt “Energiebegleiter / Vorgaben für Termindarstellung und -synchronisation” zu ändern.

Termindarstellung

Als Standardansicht (1) kann aus aktuell vier verschiedenen Möglichkeiten eine Alternative gewählt werden. Als Vorgabe wurde die Aufgabenlistenansicht gewählt.

Die für die gewählte Ansicht entsprechend vorhandenen bzw. eingepflegten Termine können mit oder ohne Unterpunkte (2), hier als ToDo gekennzeichnet, dargestellt werden. Es werden dabei (3) nur die definierten Termine berücksichtigt bzw. dargestellt. Standardmäßig werden alle Termine unabhängig ihres Status dargestellt.

Bei der Anzeige der Termine wird das jeweils aktuelle Datum des Prüfpunktes oder Ergebnisses als Zeitraum (4) für die Darstellung gewählt. Dieses kann optional gewählt werden, standardmäßig wird immer das aktuelle Datum verwendet.

Outlooksynchronisation

Standardmäßig werden nur zukünftige Termine (5) mit Outlook synchronisiert. Alle in der Vergangenheit liegenden Termine werden standardmäßig nicht mehr berücksichtigt. Ebenso werden standardmäßig nur Termine exportiert (6), die noch nicht erledigt sind. Die Anzeige im Kalendertool rechts ist davon unanhängig, es werden auch erledigte Termine angezeigt.

Wird ein Termin im Energiebegleiter auf den Status “erledigt” gesetzt, so kann dieser aus Outlook automatisch wieder entfernt (7) werden. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.

An einem Handlungspunkt (Prüfpunkt) oder an einem ToDo (Ergebnis) kann ein externer Kontakt oder interner Bearbeiter hinterlegt werden. Soll dieser ebenfalls über diesen Termin benachrichtigt werden (8), so ist diese Option auszuwählen. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.

Sollten an Terminbenachrichtigungen noch Medien hängen bzw. mit versendet werden (9), dann muss diese Option angewählt werden, um dies für den Einzelfall zu ermöglichen.

Uhrzeiten und Bearbeiter an Terminen

Ein Termin kann mit einer separaten Uhrzeit versehen werden. Hierzu wurde das Eingabefeld erweitert. Der entsprechende Kontakt, ob eigener Mitarbeiter, Kunde oder Fremdfirma, kann aus der Liste der eigenen Adressdaten gefüllt werden.

Terminbenachrichtigungen

Ist in den Stammdaten angegeben, dass der hinterlegte Kontakt ebenfalls über den Termin benachrichtigt werden soll, so erhält dieser an die angegebene Mailadresse eine Benachrichtigung.

Einzelne, manuelle Terminbenachrichtigungen

Der gewünschte bzw. hinterlegte Kontakt kann über (1) gelöscht, (2) geändert oder aber über (3) manuell benachrichtigt werden.

Bei der manuellen Terminbenachrichtigung wird ohne Synchronisation mit dem eigenen Outlook-Kalender dem Empfänger eine Nachricht zugestellt. Diese könnte z.B. nützlich sein, wenn man bspw. dem Kunden entsprechend ausgewählte Dokumente dieses Handlungspunktes zukommen lassen möchte.

Anhänge an Terminbenachrichtigungen

Wurde in den Stammdaten ausgewählt, das die Nachricht auch Mediananhänge enthalten soll, dann können diese extra gekennzeichnet werden, um selektiv zu bestimmen welche Anhänge versendet werden.

Werden in der Liste der Medienanhänge entsprechende Dateien über den Schalter “extern” gekennzeichnet, so werden diese an die Terminbenachrichtigung angehangen.

Kontextmenü

Zur Arbeitserleichterung wurde ein Kontextmenü zur Auswahl der gängisten Arbeutsschritte hinzugefügt.

So aknn jetzt über die rechte Maustaste ein ausgewählter Eintrag gelöscht oder neuer Eintrag, auf der Ebene auf der man steht, hinzugefügt werden.

Version 5.61

Version 5.61.3.24 vom 08.05.2024

Vorgabenkatalog

Der Energiebegleiter hat nun eine erweiterte Bearbeitungsmöglichkeit für die Einträge der eigenen Vorgabenkataloge.

Einträge können nun aus einem Katalog in einen anderen per drag and drop verschoben werden. Hierbei kann immer nur auf die gleiche Ebene verschoben werden, was farblichn unterstütz dargestellt wird.

Innerhalb des Kataloges wird dann die Position über die bekannten Schalter bestimmt.

Eine Kopie ist zur Zeit noch nicht implementiert.

Die Position bzw. die Nummerierung (ID) innerhalb wird automatisch vorgenommen.

Dokumentationstexte

Dokumentationstexte im Energiebegleiter sind ab dieser Version formatierbar.

Beispielsweise könnten Inhalte aus Programmen wie Microsoft Word als Dokumenationstext hineinkopiert werden, Bilder in einem Fließtext

oder rtf-Inhalte (farbige Einträge / hyperlinks)

Für die Ansicht und die Bearbeitung des Dokumentationsfeldes stehen entwder die beiden Schaltflächen und zur Verfügung, um die Größe zu ändern oder ein Klick in das Feld vergrößert dieses ebenfalls. Wird in das Feld geklickt, aktiviert sich der Bearbeitungsmodus automatisch.

Wird das Feld über die Schaltfäche wieder verkleinert, so wird aus Platzgründen der Bearbeitungsmodus wieder deaktiviert.

Ist das Feld einmal vergrößert und der Bearbeitungsmodus aktiviert, so kann über die verschiedenen Datensätze hin und her gewechselt werden, um die Baerbeitung mehrerer Einträge zu ermöglichen.

Wird das Feld wieder verkleinert, so wird der Bearbeitungsmoduls ebenfalls wieder deaktiviert.

In der ersten Version wird im Ausdruck die farbliche Unterstützung noch nicht unterstützt.
Alle formatierten Texte werden wie bisher unformatiert ausgegeben, also keine Unterstreichung, Farbe oder ähnliche Auszeichnungen.

Version 5.53

Version 5.53.4.1 vom 20.03.2024

Vorgabenkatalog

Der Energiebegleiter hat eine erweiterte Bearbeitungsmöglichkeit für die eigenen Vorgabenkataloge.

Der mitgelieferte Standardvorgabenkatalog kann nicht bearbeitet werden, da er bei jeder neuen Version in einer bestimmten Fassung mit ausgeliefert wird und somit die eigenen Änderungen jedesmal überschreiben würde.

 Im Bearbeitungsdialog der eigenen Vorlagen sind die Felder für

• die Zeitspanne (“Offset (Tage)”),

• die Auführung (“optional”) sowie

• Standarddokumente (“Mediendaten”)

hinzugekommen.

Diese Felder sind partiell für den Prüfpunkt (“Handlunspunkt”) und für das Ergebnis (“ToDo”) zu nutzen.

Der Offset bezeichnet hierbei die Anzahl der Tage, bis zu dem der daraus resultierende Termin wahrzunehmen wäre. Startzeitpunkt ist hierbei der Zeitpunkt, an dem diese Maßnahme in das Projekt übernommen wird, also bspw. : Heute + 14

Das Feld Optional kann zur Kennzeichnung herangezogen werden, ob dies ein verpflichtender Arbeitspunkt ist und somit dieser Termin auch wahrgenommen werden muss. In dieser Version wurde die Option zur eigenen Barabeitung freigeschaltet. 

 Die neuem Liste der Mediendaten dient zur Zuordnung von Standraddokumenten, die immer wieder bei einem Arbeitspunkt benötigt werden.

Achten Sie aber bitte darauf, dass dies eine Dateibasierte Vorgabe ist. Diese Dateien liegen nicht in einer Datenbank sondern in einem Verzeichnis auf einem belibiegen Rechner. Wird diese Datei von dem Rechner entfernt oder verschoben, so kann diese selbstverständlich nicht mehr mit zugeordnet werden. Eine fehlende Referenz wird wird in der Liste entsprechend als fehlerhaft (rot eingefärbt) markiert.

Die Reihenfolge der Einträge kann in bekannter Weise durch die verändert werden.
Die so erzielte und dargestellte Reihenfolge wird bei Übernahme der Maßnahme berücksichtigt.

Terminkalender

Schematisch sind die Termine des Energiebegleiters wie folgt hierarisch gegliedert:

Ein Prüfpunkt stellt einen Handlungspunkt dar, der mehrere Ergebnisse besitzen kann. Diese Ergebnisse stellen Im Energiebegleiter die ToDo’s dar und werden im Kalendermodul als untergeordneter Termin dargestellt.

Besitzt ein Prüfpunkt (Handlungspunkt) kein Datum (“zu erledigen bis”) so wird dieser Prüfpunkt samt seiner Ergebnisse (mit oder ohne Termin spielt hierbei keine Rolle) auch nicht im Kalender angezeigt.

Nach Übernahme einer Maßnahme stellen sich die Maßnahmen und Ergebnisse wie folgt im Kalenderfenster dar:

Hierbei werden “erledigte” Termine durchgestrichen und abgehakt dargestellt, die “verpflichtenden” Termine erhalten ein Ausrufezeichen und die Mitarbeiterkennung erhalten immer das Kürzel desjenigen, der zum Zeitpunkt der Erstellung am Programm als Lizenznehmer angemeldet war.

Im Kalendermodul der aktuellen Version stehen verschiedene Ansichten, die über die 4 Schaltflächen gewählt werden können, zur Verfügung.

Ein Termin im Kalenderfenster kann bearbeitet werden, wenn er angewählt wird. Dann öffnet sich der entsprechende Barbeitungsdialog, in dem (in dieser Version) ausschließlich die Termine, die auf einem Prüfpunkt (Handlungspunkt) beruhen geändert werden können.

Sollen Termine die auf einem Ergebnis beruhen, bearbeitet werden, so muss dies im Bearbeitungsfenster geschehen. Die Termine im der Terminliste aktualisieren sich entsprechend.

 Bei der Erstellung der Termine wird einmalig eine Kategorie “Energiebegleiter” in Outlook angelegt, die für die Termine des Energiebegleitzers zuständig ist. Diese Kategorie in Outlook ist anpassbar.

Bei Änderungen von ein oder mehreren Terminen im Energiebegleiter erfolg ebenfalls eine Synchronisation mit Outlook. Dies funktioniert solange die im Outlook Termin hinterlegten Synchronisations Merkmale nicht geändert oder gelöscht wurden.

Neben der Synchronisation können die durch den Energiebegleiter erzeugten Termine auch Projektbezogen wieder aus dem Outlook Kalender entfernt werden. Hierbei werden die Termine im Energiebegleiter nicht verändert, es werden lediglich die erstellten Einträge mit dem Projektbezug aus Outlook entfernt. Sind Einträge aus mehreren Projekten vorhanden, so bleiben die weiteren Termine hiervon unberührt.