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Wie versende ich ein Dokument mit HottMail?

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Sie haben z.B. eine Rechnung erstellt und möchten diese, vielleicht auch mit anderen Dokumenten gesammelt, an einen Kunden versenden. Es empfiehlt sich, den Druck-Pool zu nutzen, um die Dokumente gesammelt an eine Empfänger-Adresse zu versenden.

Eine Anleitung zur Nutzung des Druck-Pools finden Sie hier: Druckpool

Erstellen Sie hierfür das Dokument und wählen anstelle des Druckers die Übergabe an den Druckpool aus. Dies erfolgt über die im Beispiel markierte Schaltfläche:

Anschließend wird Ihnen die in unserem Beispiel erzeugte Rechnung im Rechnungsteil wie folgt dargestellt:

Wechseln Sie nun zu <Pool - Druckpool anzeigen> erhalten Sie folgende Ansicht:

Die erstellte Rechnung (Beispiel) wird hier aufgeführt. Um mehrere Dokumente für eine Liegenschaft zusammenzufassen und in einer E-Mail anzukündigen, wählen Sie bitte unter <Optionen> die Einstellung <Adress-Reihenfolge> aus. So filtert der Pool für Sie die Dokumente.

Anschließend wählen Sie <Pool HottMail/drucken>. Mit dieser Option filtert das Programm für Sie, wie die Einstellung des jeweiligen Rechnungsempfängers gewählt wurde und versendet das/die Dokument/e.

Im nächsten Schritt wechseln Sie zum <Versandmanager>, den Sie über die Menüpunkt <Berichte-Versandmanager> oder <Berichte-Unversendete Dokumente> erreichen: Alternativ ist dieser auch über den Berichtsteil in der Liegenschaft im Reiter <Versandmanager> zu finden.

Sie gelangen zu folgender Ansicht:

Mit der in unserem Beispiel eingestellten Auswahl <Unversendet> wird Ihnen in unserem Bespiel angezeigt, dass 4 Dokumente für die Liegenschaft noch nicht versendet wurden.
Wählen Sie nun die Schaltfläche <Alle versenden>.

Im Menüpunkt <Versendet> werden Ihnen nun die Dokumente aufgeführt, die Sie versendet haben, u.a. auch die 4 Dokumente aus obigem Beispiel:

In der entsprechenden Liegenschaft wird Ihnen im Rechnungsteil die erstellte Rechnung nun wie folgt dargestellt. Sie ist also mit dem entsprechenden Datum und dem Symbol für "HottMail" gekennzeichnet.

Dokumente aus dem Berichtsteil finden Sie im Berichtsteil unter <Berichte>. Hier ist die entsprechende Versandart sowie das Datum des Versandes vermerkt.

Der Empfänger erhält in unserem Beispiel folgende E-Mail:

Sobald der Empfänger den Link in der enthaltenen E-Mail angeklickt hat, erhalten Sie im Versandmanager unter <Versendet - Lesedatum> einen entsprechenden Eintrag mit Datum und Uhrzeit.